Mit den richtigen Tools kreativ und produktiv zusammenarbeiten

Statt Zeit und Energie durch zu viele Tools zu verlieren, sollten Sie sich lieber auf echten Mehrwert wie Problemlösung durch co-kreative Zusammenarbeit fokussieren.

Mein Tipp: So viele Tools wie nötig, so wenige wie möglich. Das ist weniger stressig und bringt Sie und Ihr Business schneller voran.

Mit den richtigen Tools kreativ und produktiv zusammenarbeiten

Digitalisierung und Vernetzung machen es möglich, heutzutage von überall und jederzeit schnell auf benötigte Informationen zurückzugreifen, abzuspeichern und im Arbeitsfluss weiterzuverarbeiten.

Teams können unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten arbeiten und somit auf effiziente Weise co-creativ und kollaborativ Probleme lösen oder neue Ideen entwickeln und Innovationen generieren.

Als Unternehmer*in können Sie Angebote, Konzeptentwürfe, Dokumente oder ganze Dateiordner und Ihr wertvolles Wissen unkompliziert mit Ihren Kund*innen und Geschäftspartner*innen teilen und sich mit dieser Art von Kommunikation und Service gezielt auf dem Markt positionieren

Ich selbst arbeite mit einigen Kund*innen und Kooperationspartner*innen inzwischen auch rein virtuell zusammen, ansonsten kombiniere ich Online-Zusammenarbeit mit Präsenztagen vor Ort.

Der Medien- und Tool-Auswahl sind kaum Grenzen gesetzt, solange alles DSGVO-konform läuft.

Doch Vorsicht! Nur all zu leicht läuft man dabei Gefahr, sich in der Weite des Internets, der Clouds und den schier unüberschaubaren Möglichkeiten und Experimentieren mit zig Tools zu verlieren.

 

Dem Problem ist egal, mit welchem Tool Sie es lösen

Unabhängig davon, ob es um die Frage nach dem „perfekten“ Tool für die Organisation Ihrer Arbeits-, Geschäfts- und Kundenprozesse als Solopreneur und Einzelunternehmer*in geht oder um Tools für Ihr internes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit im Team:

Tools sind Werkzeuge. Nicht mehr und nicht weniger. 

Sie lösen keine Probleme, bringen keinen Umsatz und keine Innovation auf den Markt. Aber Sie können verdammt gut dabei helfen und Sie entlasten und unterstützen  – oder auch nicht. 

In meiner Beratungspraxis höre ich immer wieder Klagen von meinen Kunden und Mitarbeiter*innen, die sich in ihrer Arbeit von den vielen Tools überfordert oder sich nicht adäquat unterstützt fühlen.

Natürlich spielt es dabei immer eine Rolle, wie gut geschult, affin und souverän jede/r Einzelne mit digitalen Technologien und Tools umgeht. Es ist nicht damit getan, ein neues Tool einzuführen.

Aber manchmal ist oder scheint es eben auch so, dass für die jeweiligen Anforderungen, die Situation und den Kontext nicht die richtigen oder schlicht zu viele einzelne Tools im Einsatz sind.

Man kann sich das Leben und Arbeiten mit einem “zu viel an Tools” auch schwerer machen als nötig, und das kann extrem stressen. Da spreche ich auch aus eigener Erfahrung. 

Dabei möchte und kann ich das nicht mal aus technologischer Sicht beurteilen. Ich bin zwar aufgrund meiner Erfahrungen in der interdisziplinären Projektkoordination und Prozessbegleitung im Business und IT Management recht gut bewandert, aber dennoch keine IT Expertin und nicht in allen Bereichen up-to-date. 

Meine Kunden berate ich auch nicht gezielt dazu, sondern begleite sie bei der digitalen Strategieentwicklung und Transformation vor allem auf der Kommunikationsebene und in Team-Coachings mit gesundheitlichem Schwerpunkt (siehe Praxis-Beispiel). 

Mit funktionalen Silos und nicht optimaler Kommunikation habe ich auch meine Erfahrungen gemacht, das abzubauen ist seit über zehn Jahren einer meiner Schwerpunkte. Zugegeben, meine Schwachstelle ist auch die Ungeduld, wenn es um Technologien geht, mit denen ich arbeite. Ich verlange viel von Tools, habe selbst am liebsten so viel integriert wie möglich in einem System. Viel hilft aber nicht immer viel. 

Dafür habe ich auch gut Lehrgeld bezahlt und an der einen oder anderen Stelle leider auch (zu) viel Zeit damit verbracht, die Dinge schönzureden, statt mir früher einzugestehen, dass das vermeintliche Mittel der Wahl dann doch eine Fehlentscheidung war. Und ganz ehrlich: Lebenszeit ist für mich zu kostbar, um mich mit den Tools an sich zu beschäftigen und in den vielen Möglichkeiten zu verlieren. Meine Kompetenz und Passion liegt woanders.

Es muss einfach laufen und mir ermöglichen, mich unkompliziert und schnell mit Menschen zu verbinden. In der Form, die in der jeweiligen Situation am besten zum Anliegen bzw. Problem und zum Kontext passt.

Für mich persönlich ist daher entscheidend, wie gut, intuitiv und komfortabel ich mit Tools arbeiten kann oder/und inwieweit sie mir mehr Output mit weniger Aufwand ermöglichen. 

Wie Sie bei der Auswahl systematisch vorgehen können

Geht es Ihnen ähnlich wie einem meiner Kunden und sehen Sie aktuell den Wald vor lauter Bäumen oder Tools nicht mehr? Sie fragen sich, wo und wie Sie anfangen sollen, um das Richtige zu finden? 

Nun, es gibt viele Möglichkeiten. Ob ein Tool das Richtige oder Falsche ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Was ist der Sinn und Zweck des Ganzen? Die Mittel sollten zweckdienlich und deren Einsatz sinnvoll sein.

Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie für sich (und auch gemeinsam mit Ihrem Team/Partnern) vorab ein paar grundlegende strategische und praktische Überlegungen zu den Anforderungskriterien durch. Für Ihren Zweck und die Tools, die Sie in Ihrer Zusammenarbeit unterstützen sollen. 

Stellen Sie sich Fragen nach aktuellen Herausforderungen, Wünschen, Zielen und Nutzen und wie Sie Ihre Probleme und Aufgaben dadurch (besser) lösen könnten. Sammeln Sie Ideen und priorisieren Sie dann.

Fragen, die hier als Leitplanke dienen könnten:

  • Welche Prozesse sind für Sie aktuell geschäftlich relevant (gerade in der Customer Journey)?
  • Welche Geschäfts-, Funktions-, Abteilungsbereiche und Rollen sind involviert? 
  • Wer ist alles beteiligt und sollte hier mit zu Wort kommen und mitentscheiden?
  • Wie wollen Sie zusammenarbeiten und wobei sollen die Prozesse Sie optimal unterstützen? 
  • Was brauchen Sie dazu wirklich, ggf. sogar dringend und was weniger?
  • Haben Sie innerhalb des Teams bereits unterschiedliche Erfahrungen mit Tools gemacht? Präferenzen? Warum? Inwieweit werden sie Ihren Erwartungen (nicht) gerecht?

Ihre Anforderungen und Bedürfnisse können Sie in einem Team-Workshop gemeinsam erheben.

Auf dieser Basis können Sie sich dann auf die Suche nach geeigneten Tools machen und mit den bereits vorhandenen Ressourcen gegenüberstellen. 

Sie können natürlich alternativ auch einfach alle möglichen Tools ausprobieren und sich Ihr Urteil in der Praxis bilden. Das macht es allerdings nicht wirklich einfacher und auch nicht schneller. 

Denn der vermeintlich eingesparte zeitliche Aufwand schlägt nachher in der Anwendung durch weniger effizientes Arbeiten zu Buche. Mit einem systematischen Vorgehen laufen Sie auch weniger Gefahr, sich in dem unüberschaubaren Angebot an Tools zu verzetteln. 

Konkret war mein Kunde in diesem Fall Inhaber eines kleinen Unternehmens mit fünf Mitarbeitern, auf Wachstumskurs und auf der Suche nach einem Wissensmanagement- und Kollaborations-Tool. Es sollte (noch) kein mächtiges System sein, sondern eine pragmatische Lösung. 

Jeder im Team hatte diverse Tools nach seinem Gutdünken im Einsatz. Nun wollten sie sich für die virtuelle Team-Zusammenarbeit auf wenige Tools einigen, die möglichst viele ihrer Anforderungen abdecken und das Ganze mit einem besseren Datenmanagementsystem verbinden. 

Unabhängig von der Tool-Frage wurden interne Spielregeln zur Kommunikation und Zusammenarbeit erarbeitet, um produktiver und fokussierter miteinander zu arbeiten. Denn das braucht Struktur.

Ihre Werkstatt - Top Performance mit den richtigen Tools

Wenn Sie Ihre Arbeitsmittel und Werkzeuge, und nichts weiter sind letztlich Tools, gut bedacht auswählen, steht einer Top-Performance nicht mehr viel im Weg.

Ein wenig Vorarbeit zahlt sich immer aus, am besten entwickeln Sie die Strategie auch zusammen im Team. Fragen nach dem “Wofür, Wozu, Was, Wer, Wie, Warum?” bewähren sich in vielen Situationen.

Die vorangegangenen Fragen und meine Herangehensweise sind jedoch kein Dogma oder als “Best Practice” zu sehen, sondern ein beispielhafter Vorschlag zum Vorgehen anhand eines Praxisbeispiels. 

In ähnlicher Weise habe ich auch gute Erfahrungen in anderen Unternehmensumgebungen und Team-Workshops gemacht und positive Rückmeldungen bekommen.

Wenn Sie frische Impulse und Anregungen für sich mitnehmen und adaptieren können, wunderbar. 

Letztlich müssen Tools zu Ihrem Business passen – und nicht andersherum.

So entlasten Sie Ihren Arbeitsalltag von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Die Zeit, die Sie weniger mit Beschäftigung verbringen, können Sie für produktive und kreative Arbeit nutzen. 

Sie verschaffen Sie sich mehr Freiraum und Zeit im Tagesgeschäft und das, was Ihnen wichtig ist. Sei es für das Umsatzwirksame und innovative Entwicklungen oder Ihre geschäftliche oder persönliche Weiterentwicklung.

Gemeinsam schneller und effektiver vorankommen

Sie möchten mehr Inspirationen, wie Sie von den Vorteilen des digitalen und vernetzten Arbeitens profitieren können? Oder tiefergehende Unterstützung für besseres Zusammenarbeiten mit weniger Stress? Dann können wir das gemeinsam angehen, z.B. in einem Strategietag und Team-Workshop

Sie klären das Fachliche schnell und effektiv und entwickeln Ihr eigenes Konzept. Ich unterstütze Sie mit gezielten Fragen, moderiere und reflektiere mit Ihnen den Prozess und begleite Sie bei Bedarf auch in der Umsetzung im Arbeitsalltag.

Gemeinsam finden wir heraus, wie Ihr nächster Schritt bei Ihrem Anliegen konkret aussehen könnte.  

Welche Erfahrungen haben Sie mit digitalen Tools in der Praxis gemacht? Was hilft Ihnen in der Zusammenarbeit? Was nicht? Was sind Ihre persönlichen Learnings? 

Schreiben Sie mir. Ich bin gespannt auf Ihre Sicht.

Lust auf mehr Lesestoff? Was Sie zu diesem Thema auch interessieren könnte:

5 Prinzipien guter Zusammenarbeit in digitalen Zeiten (Blog-Artikel vom 22.05.2018)

Weiterführende Links von anderen Quellen:

“Best of Breed” oder “Best of Suite”? zum Thema Corporate Performance Management auf Computerwoche.de (allerdings schon vom 10.06.2006!, abgerufen am 01.08.2019)

Beitragsbild: © pixabay / Pexels

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